Cestovní náhrady 2023: Co se mění ve financích?

Základní sazba cestovních náhrad

Základní sazba cestovních náhrad, neboli stravné, pro rok 2023 se liší v závislosti na délce pracovní cesty. Pro cesty trvající 5 až 12 hodin náleží zaměstnanci stravné ve výši 121 Kč. Pokud pracovní cesta trvá déle než 12 hodin, zvyšuje se stravné na 182 Kč. Pro kratší cesty, které trvají méně než 5 hodin, nevzniká zaměstnanci nárok na stravné. Je důležité si uvědomit, že tyto částky jsou pouze základní sazby. Zaměstnavatel může ve své vnitřní směrnici nebo kolektivní smlouvě stanovit i příznivější podmínky pro poskytování cestovních náhrad. Kromě stravného mají zaměstnanci na pracovní cestě nárok i na náhradu výdajů za ubytování, dopravu a další nutné výdaje. Pro rok 2023 zůstávají sazby pro náhradu výdajů za ubytování a dopravu na stejné úrovni jako v roce 2022. Zaměstnanci by se měli seznámit s interními předpisy svého zaměstnavatele, aby se ujistili, že znají svá práva a povinnosti týkající se cestovních náhrad.

Kilometrová sazba za použití auta

Kilometrová sazba za použití auta pro služovní cestu je v roce 2023 důležitým aspektem cestovních náhrad. Pokud používáte pro služovní cesty vlastní automobil, máte nárok na proplacení nákladů spojených s jeho provozem. Výše kilometrové sazby se liší podle typu vozidla a objemu motoru. Pro rok 2023 činí základní sazba pro benzinové vozidlo 4,60 Kč za kilometr a pro vozidlo s dieselovým motorem 5,60 Kč za kilometr. U vozidel s pohonem na LPG je sazba stanovena na 3,70 Kč za kilometr. Je důležité si uvědomit, že tyto sazby zahrnují nejen spotřebované palivo, ale i další náklady, jako jsou opotřebení pneumatik, amortizace vozidla a pojištění.

Při uplatňování nároku na kilometrovné je nutné vést evidenci o služebních cestách, a to včetně data cesty, cílové destinace a ujetých kilometrů. Zaměstnavatel může požadovat i další doklady, například kopii technického průkazu vozidla. Informace o cestovních náhradách, včetně aktuálních sazeb kilometrovného, naleznete na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí.

Stravné v roce 2023

V roce 2023 se mění pravidla pro stravné, tedy finanční příspěvek na jídlo během pracovní cesty. Zaměstnavatelé v České republice musí dodržovat zákoník práce a související vyhlášky. Výše stravného se liší podle délky pracovní cesty. U tuzemských pracovních cest se hranice pro přiznání stravného pohybují mezi 5 a 11 hodinami mimo obvyklé pracoviště. Pro cesty do zahraničí platí specifické sazby stravného podle jednotlivých států. Aktuální informace o stravném pro rok 2023 a jeho výši v jednotlivých zemích naleznete na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí. Kromě základní sazby stravného existují i snížené sazby. Ty se uplatňují v případě, že zaměstnanci bylo během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo. Zaměstnavatel je povinen prokázat poskytnutí stravy. Stravné není zdanitelným příjmem a nevztahují se na něj odvody na sociální a zdravotní pojištění. Pro zaměstnance to znamená, že stravné dostávají v plné výši a neplatí z něj žádné další odvody. Správné vyúčtování stravného je důležité pro obě strany pracovního poměru.

Nová pravidla pro ubytování

Od 1. ledna 2023 platí aktualizované sazby cestovních náhrad. Zaměstnavatelé by si měli být vědomi změn týkajících se ubytování. Základní sazba stravného zůstává stejná, ale došlo k úpravě částek pro krácení stravného. Důležité je sledovat, zda ubytování splňuje zákonem stanovené podmínky. V opačném případě nelze uplatnit nárok na cestovní náhrady v plné výši. Doporučuje se sjednat si s ubytovacím zařízením písemnou smlouvu, která bude obsahovat všechny důležité náležitosti. Mezi ně patří například cena za ubytování, doba ubytování a poskytované služby. V případě pochybností je vhodné obrátit se na odborníka na pracovní právo.

Kapesné na služební cestě

Kapesné, neboli stravné, je jedním z nároků zaměstnance na služební cestě v roce 2023. Jeho výše se liší v závislosti na délce pracovní cesty. Pro cesty trvající 5 až 12 hodin náleží zaměstnanci stravné ve výši minimálně 129 Kč, a to pouze v případě, že si nemůže zajistit stravu v místě pracoviště nebo bydliště. U cest trvajících 12 až 18 hodin činí minimální stravné 194 Kč a u cest delších 18 hodin pak 262 Kč. Zaměstnavatel však může ve své vnitřní směrnici, případně v kolektivní smlouvě, stanovit i stravné vyšší. Důležité je zmínit, že do pracovní cesty se nezapočítává doba strávená na cestě do zaměstnání a zpět.

Kromě základního stravného má zaměstnanec nárok i na snížené stravné, a to v případě, že mu během pracovní cesty bylo poskytnuto bezplatné jídlo. Pokud zaměstnavatel poskytne pouze snídani, snižuje se stravné o 25 %, v případě oběda o 40 % a u večeře o 35 %.

Je důležité si uvědomit, že výše stravného se může lišit i v závislosti na kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisu zaměstnavatele. Vždy je proto vhodné se s těmito dokumenty seznámit.

Vyúčtování cestovních náhrad

V roce 2023 se cestovní náhrady řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnanci, kteří cestují v souvislosti s výkonem práce mimo své pravidelné pracoviště, mají nárok na proplacení cestovních výdajů. Mezi tyto výdaje patří jízdné, stravné, ubytování a nutné vedlejší výdaje. Výše cestovních náhrad se liší v závislosti na tom, zda se jedná o tuzemskou, nebo zahraniční pracovní cestu.

Pro tuzemské pracovní cesty je v roce 2023 stanovena základní sazba stravného ve výši 120 Kč až 198 Kč za den. Konkrétní částka se odvíjí od délky pracovní cesty. Zaměstnanec má také nárok na proplacení jízdného, a to buď skutečných výdajů (např. jízdenky na vlak), nebo využitím vlastního vozidla. V takovém případě se používá základní sazba za 1 km jízdy, která pro rok 2023 činí 5,10 Kč.

U zahraničních pracovních cest se výše stravného a kapesného řídí vyhláškou č. 520/2006 Sb., která stanovuje sazby pro jednotlivé země. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zálohu na cestovní náhrady a po návratu z cesty je zaměstnanec povinen do 15 dnů předložit vyúčtování. K vyúčtování je nutné doložit originály dokladů o zaplacení výdajů, jako jsou jízdenky, účtenky za ubytování a stravu.

Termín proplacení cestovních náhrad

Lhůta pro proplacení cestovních náhrad se řídí Zákoníkem práce a v roce 2023 se nemění. Zaměstnavatel je povinen vyplatit cestovní náhrady nejpozději do konce kalendářního měsíce následujícího po měsíci, ve kterém mu zaměstnanec předložil vyúčtování. To znamená, že pokud zaměstnanec odevzdá vyúčtování cestovních náhrad za leden 2023 například 15. února 2023, musí mu zaměstnavatel proplatit cestovní náhrady nejpozději do 31. března 2023.

Je důležité si uvědomit, že se jedná o lhůtu maximální. Zaměstnavatel se se zaměstnancem může dohodnout i na kratší lhůtě pro proplacení cestovních náhrad, například v pracovní smlouvě nebo ve vnitřním předpisu. V praxi mnoho firem proplácí cestovní náhrady spolu s další mzdou, obvykle tedy jednou měsíčně. Pokud zaměstnavatel lhůtu pro proplacení cestovních náhrad nedodrží, může mu hrozit pokuta od inspektorátu práce.

Zaměstnanec by si měl vést evidenci o svých pracovních cestách a schovávat si všechny doklady, které s nimi souvisejí, jako jsou jízdenky, účtenky za ubytování a stravné. Tyto doklady pak slouží jako podklad pro vyúčtování cestovních náhrad.

Daňové dopady cestovních náhrad

Cestovní náhrady jsou důležitým benefitem pro zaměstnance, kteří cestují v rámci své pracovní náplně. V roce 2023 došlo k několika změnám v oblasti cestovních náhrad, které ovlivňují jak zaměstnance, tak i zaměstnavatele. Pro zaměstnance je zásadní informace o výši stravného, která se liší dle délky pracovní cesty. V roce 2023 činí stravné pro cesty trvající 5 až 12 hodin 121 až 182 Kč, pro cesty v délce 12 až 18 hodin 182 až 262 Kč a pro cesty delší 18 hodin 262 až 394 Kč. Zaměstnavatelé by si měli dát pozor na správné vyúčtování cestovních náhrad, aby se vyhnuli případným pokutám ze strany finančního úřadu. Důležité je vést evidenci o všech pracovních cestách a souvisejících výdajích. Pro obě strany je pak klíčové znát aktuální legislativu a podmínky pro uplatnění cestovních náhrad.

Zaměstnanci by si měli uchovat všechny doklady o výdajích vynaložených během pracovní cesty, jako jsou například účtenky za ubytování, jízdní doklady nebo parkovací lístky. Tyto doklady slouží jako podklad pro vyúčtování cestovních náhrad u zaměstnavatele. Pro usnadnění celého procesu je vhodné vést si cestovní příkaz, který obsahuje informace o trase cesty, účelu cesty a vynaložených nákladech. Zaměstnavatelé by měli mít k dispozici jasně stanovený systém pro vyúčtování cestovních náhrad a informovat o něm své zaměstnance.

Nejčastější chyby při vyúčtování

Jednou z nejčastějších chyb je nesprávné určení nároku na cestovní náhrady. Zaměstnavatelé i zaměstnanci se někdy mýlí v tom, na které cesty se náhrady vztahují a na které ne. Důležité je rozlišovat mezi pracovní cestou, služební cestou a cestou do práce a z práce. Náhrady se vztahují pouze na pracovní cesty a služební cesty. Častým problémem je i špatně vypočítaná výše cestovních náhrad. V roce 2023 došlo k úpravě sazeb, ať už se jedná o stravné, kapesné nebo o použití osobního automobilu. Zaměstnavatelé by si měli ověřit, zda používají aktuální sazby. Mnoho chyb vzniká také v souvislosti s dokládáním a vykazováním cestovních náhrad. Zaměstnanci by měli vést podrobnou evidenci o svých cestách a dokládat všechny výdaje relevantními doklady, jako jsou účtenky a faktury. Zaměstnavatelé by pak měli mít zavedený systém pro schvalování a proplácení cestovních náhrad. Nedostatečná informovanost je bohužel stále častým problémem. Zaměstnavatelé i zaměstnanci by se měli aktivně zajímat o aktuální legislativu a změny v cestovních náhradách.

Užitečné tipy pro zaměstnance i OSVČ

Ať už jste zaměstnanec, nebo OSVČ, cestovní náhrady vám můžou ušetřit nemalé peníze. V roce 2023 platí pro cestovní náhrady nová pravidla, která je dobré znát. Zaměstnanci by si měli ohlídat, zda jim zaměstnavatel proplácí všechny náhrady, na které mají ze zákona nárok. Jde například o stravné, kapesné na drobné výdaje, ale i o náhrady za opotřebení vlastního auta, pokud ho používáte pro služební cesty. OSVČ si můžou cestovní náhrady uplatnit jako daňově uznatelný náklad. Důležité je ale vést si evidenci o všech cestách, a to včetně data, cíle cesty a ujetých kilometrů. Pro uplatnění cestovních náhrad existují dva způsoby: buď využijete skutečné výdaje, nebo můžete využít paušální sazby za kilometr. V roce 2023 činí základní sazba pro osobní automobil 5,10 Kč za kilometr. Nezapomeňte, že neznalost zákona neomlouvá. Proto se vyplatí být v obraze a nenechat si ujít peníze, na které máte nárok.